Debian-facile

• Objet : du tuto
• Niveau requis :

  quelques, notions, de, comptabilité,, voir, d'organisation
• Commentaires : Contexte d'utilisation du sujet du tuto. VIGILANCE
• Création par lagrenouille le 10/10/2018
• participation de lebardix et sushy à l'écriture du tuto
• Suivi :

  en-chantier, à-tester, à-placer

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• Testé par Sushy, lebardix, lagrenouille : le temps nécessaire

Dolibarr ERP & CRM est un logiciel moderne de gestion de votre activité professionnelle ou associative (contacts, factures, commandes, stocks, agenda, etc…).

C'est un logiciel libre et gratuit adapté pour les entreprises, auto-entrepreneurs ou association. Vous pouvez l'installer et l'utiliser comme une application autonome, ou en ligne sur un serveur mutualisé ou dédié afin d'y accéder depuis n'importe où. Dolibarr est également disponible comme solution prête à l'emploi dans des services Cloud.

Dans la colonne de gauche, on a:

qui donne une vision de la page d’accueil, une vision des éléments ouverts

Dans cette page configuration on trouve:

Vous éditez sur cette page toutes les informations connues de la société ou de l'association que vous souhaitez gérer

Les modules Dolibarr définissent quelle application / fonctionnalité est activée dans le logiciel. Certaines applications / modules nécessitent des autorisations que vous devez accorder aux utilisateurs, après l'avoir activé. Cliquez sur le bouton activé / désactivé pour activer un module / application.

Les gestionnaires de menu définissent le contenu des deux barres de menus (la barre horizontale et la barre verticale). Il est possible de mettre un gestionnaire différent selon que l'utilisateur est interne ou externe.

-Accueil -Agenda -Tiers -Produits Commercial -Facturation|Paiement-Bureau|Caisse -Comptabilité GRH -Outils -Adhérents -FTP

-Accueil Tableau de bord des éléments ouverts

-Agenda Événements affectés aux utilisateurs et aux groupes…

-Tiers Espace tiers et contacts , Un compte de tiers n'est pas un compte bancaire mais un élément de comptabilité qui enregistre les échanges financiers entre l'association,les adhérents et des intervenants externes. Il précise les dates des opérations et celles de l'encaissement des sommes correspondantes. :

-Produits a dire par ceux qui savent

-Commercial transactions

Facturation | Paiement a dire par ceux qui savent

Banques / caisses les comptes ouverts, ici, la banque postale et la caisse liquidité

Comptabilité Les écritures comptables, le bilan, le compte de résultat etc …

-GRH (gestion des Ressources Humaines, concernant les contrats de travail, les congés, salaires,charges sociales, accessible depuis la fiche de chacun des utilisateurs ayant accés, si les droits sont donnés)

Outils Cet espace regroupe divers outils non accessibles par les autres entrées du menu. La liste de ces outils est accessible depuis le menu sur le côté..

Adhérents gestion des adhérents, un chapitre sera attribué à ce poste plus loin

FTP Cet écran vous présente une vue de serveur FTP, Choisissez une entrée FTP dans le menu…

Choisir “Adhérents” dans le menu horizontale

Puis cliquer sur “nouvel adhérent”

identifiant/id (l'avatar)

mot de passe yxr0987 (notez le password quelque part)

type d'adhérents (Team ou adhérents asso, etc…)

Titre civilité (monsieur, ou madame, président, docteur..etc..)

Nom Lenoir

Prénom Michel

Email nunuche@prout.fr

À ce moment vous remplissez : Adresse Code postale ville /pays /départements/Tél

Informations publiques (oui ou non)

puis cliquer sur “Créer adhérents”

une nouvelle page apparaît avec les données, si c'est pas bon, modifier sinon valider

là il vous est proposé d'envoyer un émail au nouvel adhérent pour lui validé son adhésion a vous de décider de l'envoie

Cliquer sur “Créer un tiers” et ensuite valider la fiche

Puis aller dans Adhésion/cotisations dans le menu horizontal et cliquer sur “Créer cotisation”

date d'adhésion, en choisissant “maintenant” c'est la date courante a laquelle l'adhésion prend effets pour un ans (voir plus)

Date fin adhésion, en fonction de la cotisation, 1,2,3 ans….

Motant en € = 12 pour un an

libéllé : Adhésion/cotisation 2018

Action complémentaire à l'enregistrement : Créer une facture avec paiement sur compte bancaire ou caisse (Tiers: Michel Lenoir). Pas de TVA sur les adhésions

Compte : le compte bancaire vous est proposé.

Mode de règlement : on nous propose: carte bancaire..chèque..espèce..ordre de prélèvement ou virement, je choisi chèque

mettez la date du paiement dans le petit calendrier

le numéro de chèque ou de virement, ainsi que la banque émettrice

puis cliquer sur “Créer cotisation”

Enregistrement de la cotisation

dans la liste des adhérents à jour, cliquez sur N= Ref de la personne que vous voulez configurer. choisissez Créer un compte utilisateur Créer un compte utilisateur valider il sera désormais dans le groupe adhérent asso comme utilisateur et peut donc bénéficier des droits donnés au groupe auquel il appartient

dans la liste des utilisateurs, si on ouvre sa fiche et que l'on consulte “Permissions”, on verra que ce sont bien les droits configurés pour ce groupe d'utilisateurs

les groupes Dans utilisateur et groupes Nouveau groupe, mettre le nom et valider la page qui s'affiche comporte la fiche “groupe” et “Permissions groupe”

le signe + vous permet de choisir les droits associés à ce nouveau groupe

Dans le menu “Outils, on à : Assistant export Nouvel export et: Assistant import Nouvel import

En choisissant Export, une page s'ouvre et propose les données exportables , ainsi que les modules ouverts pour ces applications.

à droite de la page on a un logo, si l'on clique dessus (exemple adhérents/adhésions) nous pouvons sélectionner les champs qui nous intéressent à exporter, on peut aussi cliquer sur “tout”. puis cliquez sur “étape suivante”

Si vous voulez filtrer sur certaines valeurs, saisissez ces valeurs.

Lot de données à exporter Adhérents et Adhésions Champs à exporter Id, Titre civilité, Nom, Prénom, Identifiant, Nature, Société, Adresse, Code postal, Ville, Département/Canton, Code pays, Pays, Tél pro., Tél perso., Tél portable, Email, Anniversaire, État, Photo, Note (publique), Note (privée), Date création, Date validation, Date de dernière modification, Date fin adhésion, Id type adhérent, Libellé du type adhérent, Id adhésion, Date adhésion, Montant

Étape suivante Choisissez l'ordre des champs…

Champs à exporter Id, Titre civilité, Nom, Prénom, Identifiant, Nature, Société, Adresse, Code postal, Ville, Département/Canton, Code pays, Pays, Tél pro., Tél perso., Tél portable, Email, Anniversaire, État, Photo, Note (publique), Note (privée), Date création, Date validation, Date de dernière modification, Date fin adhésion, Id type adhérent, Libellé du type adhérent, Id adhésion, Date adhésion, Montant

Étape suivante

Enregistrer ce profil d'export si vous désirez le réutiliser ultérieurement… Le champ 'Nom du profil d'export' est obligatoire export-adhérents puis enregistrer

Étape suivante

Maintenant, sélectionnez le format d'export dans la liste déroulante et cliquez sur “Générer” pour fabriquer le fichier export…

PS: personnellement je préfère utiliser Firefox → imprimer → imprimer dans un fichier et par la suite concaténer avec pdftk, je trouve le résultat beaucoup plus propre…

En choisissant Imports :

Menu Outils →Modèles des courriels →Emailings →Nouvel emailing écrire votre texte et sauvegarder, et ouvrir “destinataire” image 1 puis, choisir Destinataires

Pour ajouter des destinataires, choisir dans les listes ci-dessous

utilisateurs, adhérents,membres asso

utilisateurs (dans ce cas, ce sont les adhérents ayant un accés à leur fiche perso)

le choix est aussi proposé suivant les dates d'adhésion:

État: brouillon, validé, résilié

Type: Bureau, adhérents, CA, admin, membres, expulsés

Tag/catégorie: àa definir avant, je n'ai pas encore vu ce post

Date fin adhésion: Après > … Avant < …

la liste des utilisateurs avec leur email s'affiche en bas de page

votre premier emailing est créer, aller dans liste, choisissez le et “Valider emailing”

Confirmez-vous la validation de l'emailing ? oui

choisissez : Envoi emailing

d'autres choix sont proposés, à vous de découvrir

se faire des lettres modèles type

Menu Outils Modèles des courriels -mettre le libellé: des Type de modèle sont proposés: dans Propriétaire, celui qui envoie le mail.

-écrivez votre lettre et enregistrez le modèle.

Par défaut prendre celui des assos de 1901, pourquoi compliquer les choses.

les comptes ouverts sur DF :

Ce sont surtout les comptes de classe 1 à 5, qui figurent dans le bilan comptable, et qui traduisent la situation économique de l'association. Les soldes de ces comptes sont reprise lors de l’ouverture d’un nouvel exercice via les écritures de report à nouveau.

Le report à nouveau se retrouve au passif du bilan, dans les capitaux propres. A la fin d'un exercice comptable, lorsque les associés décident de reporter l’affectation du résultat à un exercice ultérieur, ce résultat est enregistré en tant que report à nouveau(compte 119).

compte 4111: Les créances, les avoirs, le solde de compte …

compte 511 :Valeurs à l'encaissement : les encaissements de cotisations, chèques, virements, Carte, les opérations de caisse..