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Votre association et dolibarr :
Présentation et prise en main sommaire.
Dolibarr ERP & CRM est un logiciel moerne de gestion de votre activité professionnelle ou associative (contacts, factures, commandes, stocks, agenda, etc…).
kezako ERP + CRM ?
Le tout, la plupart du temps, en temps réel.
Dans la colonne de gauche, on a :
Donne une vision de la page d’accueil, une vision des éléments ouverts
Dans cette page configuration on trouve:
Vous éditez sur cette page toutes les informations connues de la société ou de l'association que vous souhaitez gérer, ainsi que votre logo.
Pour commencer il vous faut maintenant activer les modules.
Les modules Dolibarr définissent quelle application / fonctionnalité est activée dans le logiciel.
Certaines applications / modules nécessitent des autorisations que vous devez accorder aux utilisateurs, après l'avoir activé.
Cliquez sur le bouton activé / désactivé pour activer un module / application.
Les modules plus utilisés par les assos :
Chaque module activé se mettra en vert, il est paramétrable en cliquant sur l’icone à droite (voir l'image ci dessous)
Exemple du module adhérents : avec 5 options à paramétrer :
Voir les détails plus loin dans l’article
Les gestionnaires de menu définissent le contenu des deux barres de menus (la barre horizontale et la barre verticale). Il est possible de mettre un gestionnaire différent selon que l'utilisateur est interne ou externe.
Cet écran vous présente une vue de serveur, Choisissez une entrée dans le menu…
À ce moment vous remplissez :
Puis cliquer sur : “Créer adhérents”
Une nouvelle page apparaît avec les données, si c'est pas bon, modifier sinon valider.
Là il vous est proposé d'envoyer un émail au nouvel adhérent pour lui valier son adhésion.
À vous de décider de l'envoi.
À savoir aussi que sous dolibarr on peut tout cloisonner, une personne peut faire la saisie car on lui a donné les droits, mais c’est une autre personne qui aura les droits de valider.
Voir gestion des utilisateurs, configurations et droits.
Créer un utilisateur
dans la liste des adhérents à jour, cliquez sur N= Ref de la personne que vous voulez configurer. choisissez Créer un compte utilisateur Créer un compte utilisateur valider il sera désormais dans le groupe adhérent asso comme utilisateur et peut donc bénéficier des droits donnés au groupe auquel il appartient
dans la liste des utilisateurs, si on ouvre sa fiche et que l'on consulte “Permissions”, on verra que ce sont bien les droits configurés pour ce groupe d'utilisateurs
les groupes Dans utilisateur et groupes Nouveau groupe, mettre le nom et valider la page qui s'affiche comporte la fiche “groupe” et “Permissions groupe”
le signe + vous permet de choisir les droits associés à ce nouveau groupe .
Import/ export de documents
Dans le menu “Outils, on à : Assistant export Nouvel export et: Assistant import Nouvel import
En choisissant Export, une page s'ouvre et propose les données exportables , ainsi que les modules ouverts pour ces applications.
à droite de la page on a un logo, si l'on clique dessus (exemple adhérents/adhésions) nous pouvons sélectionner les champs qui nous intéressent à exporter, on peut aussi cliquer sur “tout”. puis cliquez sur “étape suivante”
Si vous voulez filtrer sur certaines valeurs, saisissez ces valeurs.
Étape suivante
Enregistrer ce profil d'export si vous désirez le réutiliser ultérieurement… Le champ 'Nom du profil d'export' est obligatoire export-adhérents puis enregistrer choisissez tout puis :
Étape suivante
Maintenant, sélectionnez le format d'export dans la liste déroulante et cliquez sur “Générer” pour fabriquer le fichier export…
Auto-inscription des adhérents
Configuration du formulaire et des notifications, dans Configuration, modules/applications, Configuration du module Adhérents
Un formulaire que vous devez activer si vous voulez que vos adhérents s’inscrivent eux même.
Un courriel de confirmation sera envoyé à la validation, ainsi qu’aux administrateurs.
la page d’accueill pour s’auto-inscrire sur debian-facile..
La gestion des envoies de courriers
Envoie en nombre de courrier pour les adhérents à jour de cotisation :
Menu Outils →Modèles des courriels →Emailings →Nouvel emailing
Ensuite:
Pour ajouter des destinataires, choisir dans les listes ci-dessous
utilisateurs, adhérents,membres asso
utilisateurs (dans ce cas, ce sont les adhérents ayant un accés à leur fiche perso)
le choix est aussi proposé suivant les dates d'adhésion:
État: brouillon, validé, résilié
Type: Bureau, adhérents, CA, admin, membres, expulsés
Tag/catégorie: à definir avant, je n'ai pas encore vu ce post
Date fin adhésion: Après > … Avant < …
la liste des utilisateurs avec leur email s'affiche en bas de page
votre premier emailing est créer, aller dans liste, choisissez le et “Valider emailing”
Confirmez-vous la validation de l'emailing ? oui
choisissez : Envoi emailing
d'autres choix sont proposés, à vous de découvrir
se faire des lettres modèles type
Menu Outils Modèles des courriels
*mettre le libellé: des Type de modèle sont proposés: dans Propriétaire, celui qui envoie le mail.
*écrivez votre lettre et enregistrez le modèle.
le plan comptable:
À choisir dans le menu “comptabilité”
Par défaut prendre celui des assos de 1901, ou le générale, pourquoi compliquer les choses.
Voici les comptes les plus courants, la plupart du temps sur une association de 1901 sans salariés :
compte 7
cotisations : 756 - Cotisations
Dons et collectes: 754 - Collectes
Divers : 758 - Produits divers de gestion courante
Revenus au profit de l'association : tee-shirt, collants :7780 - Manifestations diverses
Prestation de service : 706 - Prestations de service
Revente de marchandises : 707 - Ventes de marchandises
Subventions : 740 - Subventions reçues
Vente de produits fabriqués par l'association : 701 - Ventes de produits finis
compte 6
6068 - Autres matières et fournitures 607 - Achats de marchandises (Marchandises destinées à être revendues en l'état.)
6068 - Autres matières et fournitures
658 - Charges diverses de gestion courante
6064 - Fournitures administratives (Cartouches d'encre, papier, matériel bureautique)
6227 - Frais d'actes et de contentieux (Billet SNCF, remboursement de frais kilométrique, etc)
625 - Déplacements, missions et réceptions (Billet SNCF, remboursement de frais kilométrique, etc.)
626 - Frais postaux et de télécommunications
613 - Locations
616 - Primes d'assurance
623 - Publicité, publications, relations publiques
627 - Services bancaires et assimilés
Classe 4 — Comptes de tiers
401 Fournisseurs
439 Avances auprès des organismes sociaux
44566 TVA sur autres biens et services
Classe 1 — Comptes de capitaux (Fonds propres, emprunts et dettes assimilés)
102 Fonds associatif sans droit de reprise
110 Report à nouveau (Solde créditeur)
119 Report à nouveau (Solde débiteur)
12 RÉSULTAT NET DE L'EXERCICE
120 Résultat de l'exercice (excédent)
129 Résultat de l'exercice (déficit)
194 Fonds dédiés sur subventions de fonctionnement
Classe 5 — Comptes financiers
5112 Chèques à encaisser
512 Banques
530 Caisse
58 VIREMENTS INTERNES
861 Mise à dispositions gratuites de biens
875 Dons en nature
89 BILAN
890 Bilan de clôture
Ce sont les comptes de classe 1 à 7, qui figurent dans le bilan comptable, et qui traduisent la situation économique de l'association. Les soldes de ces comptes sont reprise lors de l’ouverture d’un nouvel exercice via les écritures de report à nouveau.
Le report à nouveau se retrouve au passif du bilan, dans les capitaux propres. A la fin d'un exercice comptable, lorsque les associés décident de reporter l’affectation du résultat à un exercice ultérieur, ce résultat est enregistré en tant que report à nouveau(compte 119).
Lorsque l'association perçoit des cotisations de ses membres, la comptabilisation se fait par le jeu des comptes 756 « Cotisations » et 41 « Membres ».
Règlement des cotisations compte 41
compte 4111: Les créances, les avoirs, le solde de compte …
compte 511 et 758: Valeurs à l'encaissement : les encaissements de cotisations, chèques, virements, Carte, les opérations de caisse..
Les ressources des associations ne sont pas uniquement composées de subventions. Elles peuvent aussi bénéficier de la générosité du public. Cette générosité peut se manifester de trois manières : comptes 758.
les dons manuels ; les donations ; les legs.
À chaque saisie , dolibarr déclanche une écriture comptable.
Un petit plus, les sondages
outils / sondages, et vous pouvez créer des sondages par choix simples ou avec des dates et des heures.
Une fois les données saisies, dolibarr vous propose un lien public.
Il manque probablement une partie sur les écritures comptables, je tâcherai d'y remédier