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atelier:chantier:la-comptabilite-avec-dolibarr [13/09/2018 09:15] lagrenouille |
— (Version actuelle) | ||
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| Ligne 1: | Ligne 1: | ||
| - | ===== LA COMPTA AVEC DOLIBARR: présentation sommaire ===== | ||
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| - | * Objet : du tuto | ||
| - | * Niveau requis : {{tag>quelques notions de comptabilité, voir d'organisation}} | ||
| - | * Commentaires : //Contexte d'utilisation du sujet du tuto. // VIGILANCE | ||
| - | * Création par lagrenouille le 10/10/2018 | ||
| - | * participation de lebardix et sushy à l'écriture du tuto | ||
| - | * Suivi : {{tag>en-chantier à-tester à-placer}} - | ||
| - | * Testé par Sushy, lebardix, lagrenouille : le temps nécessaire | ||
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| - | ===== Introduction ===== | ||
| - | ===dolibarr: logiciel libre de gestion=== | ||
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| - | Dolibarr ERP & CRM est un logiciel moderne de gestion de votre activité professionnelle ou associative (contacts, factures, commandes, stocks, agenda, etc...). | ||
| - | |||
| - | C'est un logiciel libre et gratuit adapté pour les entreprises, auto-entrepreneurs ou association. | ||
| - | Vous pouvez l'installer et l'utiliser comme une application autonome, ou en ligne sur un serveur mutualisé ou dédié afin d'y accéder depuis n'importe où. Dolibarr est également disponible comme solution prête à l'emploi dans des services Cloud. | ||
| - | |||
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| - | =====Configuration générale===== | ||
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| - | ====Accueil==== | ||
| - | **Dans la colonne de gauche, on a:** | ||
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| - | ====Mon tableau de bord==== | ||
| - | **qui donne une vision de la page d’accueil, une vision des éléments ouverts** | ||
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| - | ====Configuration==== | ||
| - | **Dans cette page configuration on trouve:** | ||
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| - | ===Société/Organisation=== | ||
| - | //Vous éditez sur cette page toutes les informations connues de la société ou de l'association que vous souhaitez gérer// | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ===Modules/Applications=== | ||
| - | |||
| - | Les modules Dolibarr définissent quelle application / fonctionnalité est activée dans le logiciel. Certaines applications / modules nécessitent des autorisations que vous devez accorder aux utilisateurs, après l'avoir activé. Cliquez sur le bouton activé / désactivé pour activer un module / application. | ||
| - | |||
| - | ===Menus=== | ||
| - | Les gestionnaires de menu définissent le contenu des deux barres de menus (la barre horizontale et la barre verticale). Il est possible de mettre un gestionnaire différent selon que l'utilisateur est interne ou externe. | ||
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| - | ====Le menu horizontal==== | ||
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| - | {{/file-Refee8ecbb9f2ad4381fa09954b92520c.png}} | ||
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| - | **-Accueil** **-Agenda** **-Tiers** **-Produits Commercial** **-Facturation|Paiement****-Bureau|Caisse** **-Comptabilité** **GRH** **-Outils** **-Adhérents** **-FTP** | ||
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| - | **-Accueil** //Tableau de bord des éléments ouverts// | ||
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| - | **-Agenda** //Événements affectés aux utilisateurs et aux groupes...// | ||
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| - | **-Tiers** //Espace tiers et contacts , Un compte de tiers n'est pas un compte bancaire mais un élément de comptabilité qui enregistre les échanges financiers entre l'association,les adhérents et des intervenants externes. Il précise les dates des opérations et celles de l'encaissement des sommes correspondantes. :// | ||
| - | |||
| - | **-Produits** // a dire par ceux qui savent// | ||
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| - | **-Commercial** //transactions // | ||
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| - | **Facturation | Paiement** // a dire par ceux qui savent// | ||
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| - | **Banques / caisses ** //les comptes ouverts, ici, la banque postale et la caisse liquidité// | ||
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| - | **Comptabilité** // Les écritures comptables, le bilan, le compte de résultat etc ...// | ||
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| - | **-GRH** //(gestion des Ressources Humaines, concernant les contrats de travail, les congés, salaires,charges sociales, accessible depuis la fiche de chacun des utilisateurs ayant accés, si les droits sont donnés)// | ||
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| - | **Outils ** //Cet espace regroupe divers outils non accessibles par les autres entrées du menu. | ||
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| - | La liste de ces outils est accessible depuis le menu sur le côté.. // | ||
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| - | **Adhérents ** //gestion des adhérents, un chapitre sera attribué à ce poste plus loin// | ||
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| - | **FTP** // Cet écran vous présente une vue de serveur FTP, Choisissez une entrée FTP dans le menu...// | ||
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| - | ====LA GESTION DES ADHÉRENTS==== | ||
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| - | {{/file-R827de26a152e9c101006676a4406f236.png}} | ||
| - | |||
| - | === Créer un adhérent === | ||
| - | |||
| - | Choisir "Adhérents" dans le menu horizontale | ||
| - | |||
| - | Puis cliquer sur "nouvel adhérent" | ||
| - | |||
| - | identifiant/id (l'avatar) | ||
| - | |||
| - | mot de passe yxr0987 (notez le password quelque part) | ||
| - | |||
| - | type d'adhérents (Team ou adhérents asso, etc...) | ||
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| - | Titre civilité (monsieur, ou madame, président, docteur..etc..) | ||
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| - | Nom Lenoir | ||
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| - | Prénom Michel | ||
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| - | Email nunuche@prout.fr | ||
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| - | À ce moment vous remplissez : Adresse Code postale ville /pays /départements/Tél | ||
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| - | Informations publiques (oui ou non) | ||
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| - | puis cliquer sur "Créer adhérents" | ||
| - | |||
| - | une nouvelle page apparaît avec les données, si c'est pas bon, modifier sinon valider | ||
| - | |||
| - | là il vous est proposé d'envoyer un émail au nouvel adhérent pour lui validé son adhésion | ||
| - | a vous de décider de l'envoie | ||
| - | |||
| - | Cliquer sur "Créer un tiers" et ensuite valider la fiche | ||
| - | |||
| - | Puis aller dans Adhésion/cotisations dans le menu horizontal et cliquer sur "Créer cotisation" | ||
| - | |||
| - | date d'adhésion, en choisissant "maintenant" c'est la date courante a laquelle l'adhésion prend effets pour un ans (voir plus) | ||
| - | |||
| - | Date fin adhésion, en fonction de la cotisation, 1,2,3 ans.... | ||
| - | |||
| - | Motant en € = 12 pour un an | ||
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| - | libéllé : Adhésion/cotisation 2018 | ||
| - | |||
| - | Action complémentaire à l'enregistrement : Créer une facture avec paiement sur compte bancaire ou caisse (Tiers: Michel Lenoir). Pas de TVA sur les adhésions | ||
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| - | Compte : le compte bancaire vous est proposé. | ||
| - | |||
| - | Mode de règlement : on nous propose: carte bancaire..chèque..espèce..ordre de prélèvement ou virement, je choisi chèque | ||
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| - | mettez la date du paiement dans le petit calendrier | ||
| - | |||
| - | le numéro de chèque ou de virement, ainsi que la banque émettrice | ||
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| - | puis cliquer sur "Créer cotisation" | ||
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| - | Enregistrement de la cotisation | ||
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| - | === Créer un utilisateur === | ||
| - | dans la liste des adhérents à jour, cliquez sur N= Ref de la personne que vous voulez configurer. | ||
| - | choisissez Créer un compte utilisateur | ||
| - | Créer un compte utilisateur valider | ||
| - | il sera désormais dans le groupe adhérent asso comme utilisateur et peut donc bénéficier des droits donnés au groupe auquel il appartient | ||
| - | |||
| - | dans la liste des utilisateurs, si on ouvre sa fiche et que l'on consulte "Permissions", on verra que ce sont bien les droits configurés pour ce groupe d'utilisateurs | ||
| - | |||
| - | **les groupes ** | ||
| - | Dans utilisateur et groupes | ||
| - | Nouveau groupe, mettre le nom et valider | ||
| - | la page qui s'affiche comporte la fiche "groupe" et "Permissions groupe" | ||
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| - | le signe + vous permet de choisir les droits associés à ce nouveau groupe | ||
| - | |||
| - | |||
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| - | ===Import/ export de documents=== | ||
| - | |||
| - | Dans le menu "Outils, on à : | ||
| - | Assistant export | ||
| - | Nouvel export | ||
| - | et: | ||
| - | Assistant import | ||
| - | Nouvel import | ||
| - | |||
| - | **//En choisissant Export//**, une page s'ouvre et propose les données exportables , ainsi que les modules ouverts pour ces applications. | ||
| - | |||
| - | à droite de la page on a un logo, si l'on clique dessus (exemple adhérents/adhésions) | ||
| - | nous pouvons sélectionner les champs qui nous intéressent à exporter, on peut aussi cliquer sur "tout". | ||
| - | puis cliquez sur "étape suivante" | ||
| - | |||
| - | Si vous voulez filtrer sur certaines valeurs, saisissez ces valeurs. | ||
| - | |||
| - | Lot de données à exporter Adhérents et Adhésions | ||
| - | Champs à exporter Id, Titre civilité, Nom, Prénom, Identifiant, Nature, Société, Adresse, Code postal, Ville, Département/Canton, Code pays, Pays, Tél pro., Tél perso., Tél portable, Email, Anniversaire, État, Photo, Note (publique), Note (privée), Date création, Date validation, Date de dernière modification, Date fin adhésion, Id type adhérent, Libellé du type adhérent, Id adhésion, Date adhésion, Montant | ||
| - | |||
| - | Étape suivante | ||
| - | Choisissez l'ordre des champs… | ||
| - | |||
| - | Champs à exporter Id, Titre civilité, Nom, Prénom, Identifiant, Nature, Société, Adresse, Code postal, Ville, Département/Canton, Code pays, Pays, Tél pro., Tél perso., Tél portable, Email, Anniversaire, État, Photo, Note (publique), Note (privée), Date création, Date validation, Date de dernière modification, Date fin adhésion, Id type adhérent, Libellé du type adhérent, Id adhésion, Date adhésion, Montant | ||
| - | |||
| - | Étape suivante | ||
| - | |||
| - | Enregistrer ce profil d'export si vous désirez le réutiliser ultérieurement… | ||
| - | Le champ 'Nom du profil d'export' est obligatoire | ||
| - | export-adhérents puis enregistrer | ||
| - | |||
| - | Étape suivante | ||
| - | |||
| - | Maintenant, sélectionnez le format d'export dans la liste déroulante et cliquez sur "Générer" pour fabriquer le fichier export… | ||
| - | |||
| - | {{/file-R05bcc82b10c1fd0c41ab05b5c482c7fc.png}} | ||
| - | |||
| - | **PS**: personnellement je préfère utiliser Firefox -> imprimer -> imprimer dans un fichier et par la suite concaténer avec pdftk, je trouve le résultat beaucoup plus propre... | ||
| - | |||
| - | |||
| - | **//En choisissant Imports//** : | ||
| - | <note>reste a faire</note> | ||
| - | |||
| - | ===La gestion des envoies de courriers=== | ||
| - | |||
| - | Menu Outils ->Modèles des courriels ->Emailings ->Nouvel emailing | ||
| - | écrire votre texte et sauvegarder, et ouvrir "destinataire" | ||
| - | image 1 | ||
| - | puis, choisir Destinataires | ||
| - | |||
| - | Pour ajouter des destinataires, choisir dans les listes ci-dessous | ||
| - | |||
| - | utilisateurs, adhérents,membres asso | ||
| - | |||
| - | utilisateurs (dans ce cas, ce sont les adhérents ayant un accés à leur fiche perso) | ||
| - | |||
| - | le choix est aussi proposé suivant les dates d'adhésion: | ||
| - | |||
| - | État: brouillon, validé, résilié | ||
| - | |||
| - | Type: Bureau, adhérents, CA, admin, membres, expulsés | ||
| - | |||
| - | Tag/catégorie: àa definir avant, je n'ai pas encore vu ce post | ||
| - | |||
| - | Date fin adhésion: Après > ... Avant < ... | ||
| - | |||
| - | la liste des utilisateurs avec leur email s'affiche en bas de page | ||
| - | |||
| - | votre premier emailing est créer, aller dans liste, choisissez le et "Valider emailing" | ||
| - | |||
| - | Confirmez-vous la validation de l'emailing ? oui | ||
| - | |||
| - | choisissez : Envoi emailing | ||
| - | |||
| - | d'autres choix sont proposés, à vous de découvrir | ||
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| - | |||
| - | **se faire des lettres modèles type** | ||
| - | |||
| - | Menu Outils | ||
| - | Modèles des courriels | ||
| - | -mettre le libellé: des Type de modèle sont proposés: dans Propriétaire, celui qui envoie le mail. | ||
| - | |||
| - | -écrivez votre lettre et enregistrez le modèle. | ||
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| - | <note>reste a faire</note> | ||
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| - | ==== LA COMPTABILITÉ ==== | ||
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| - | ===le plan comptable === | ||
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| - | <note>reste à développer</note> | ||
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| - | Par défaut prendre celui des assos de 1901, pourquoi compliquer les choses. | ||
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| - | //les comptes ouverts sur DF :// | ||
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| - | Ce sont surtout les comptes de classe 1 à 5, qui figurent dans le bilan comptable, et qui traduisent la situation économique de l'association. Les soldes de ces comptes sont reprise lors de l’ouverture d’un nouvel exercice via les écritures de report à nouveau. | ||
| - | |||
| - | Le report à nouveau se retrouve au passif du bilan, dans les capitaux propres. A la fin d'un exercice comptable, lorsque les associés décident de reporter l’affectation du résultat à un exercice ultérieur, ce résultat est enregistré en tant que report à nouveau(compte 119). | ||
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| - | __compte 4111__: Les créances, les avoirs, le solde de compte ... | ||
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| - | __compte 511__ :Valeurs à l'encaissement : les encaissements de cotisations, chèques, virements, Carte, les opérations de caisse.. | ||
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| - | === les écritures comptable === | ||
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| - | <note>reste a faire</note> | ||
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| - | ===Bilan et compte de résultats: KÉZAKO ? === | ||
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| - | <note>reste a faire</note> | ||
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