Dans les status il est sous-entendu que le secrétaire se tape les Comptes Rendus, le Président le bon déroulement de l'AG.

Cependant c'est vachement mieux quand on se sépare le travail (pour partager la légitimité associative et la douleur qu'est la bureaucratie en général).

Voici une proposition de découpage en 8 rôles à prendre, indépendement du poste qu'on a (ou pas) au Bureau.

• Coordinateur : être garant que toutes les autres 7 tâches aient un volontaire avant l'AG annuelle en Juin-Juillet (fixer une date de début d'AG direct à n - l'important n'est pas la date mais de s'assurer qu'on tombe dans les clous - ou qu'on y tombera pas - c'est OK de dire “au secours”, le plus tôt le mieux en fait.)
• Communiquant : envoyer un mail aux adhérents à jour au moment de l'AG à n-30 jour contenant l'ordre du jour, la durée de l'AG et où/comment (forum, mumble, irc, etc.) + crée un topic copie du mail sur le forum (pour ceux qui ne consultent pas leur mails). L'ordre du jour “minimal” est dans la section qui suit

Ci-dessous l'ordre du jour minimal :

• Responsable tarif ; faire voter les tarifs des adhésions (facile : on reprend en général celui de l'année d'avant)
• Responsable bilan moral ; rédiger et faire voter le bilan moral (essayer de résumer ce qu'a fait l'asso pendant l'année ; moi j'ouvrais un etherpad pré-rempli et je disais au CA de venir s'exprimer, puis je résumais l'ensemble pour que ce soit pas trop désagréable à lire)
• Responsable bilance financier ; rédiger et faire voter le bilan financier (généralement attribué au trésorier qui a les mains dedans)
• Responsable renouvellement du CA ; appeler les volontaire à se faire connaître et les faire élire (à vous de voir comment, faut juste qu'y ait une élection un moment ou l'autre, d'après les status…)
• Autres sujets qu'il faut aborder/discuter en AG (ie : proposer une MàJ de status en AGE, etc.)

Chaque responsable d'un point de l'ordre du jour gère son sujet dans (en créant le sujet dans le forum de l'AG si ça se déroule sur le forum), et fait le bilan des votes en fin d'AG pour simplifier la tâche du compte-rendu.

• Archiviste : faire le compte-rendu (généralement mais pas forcément attribué au secrétaire, le format d'écriture est libre). Il n'y a pas de délai forcé non plus, mais si ça peut être rédigé dans la semaine suivant l'AG, c'est bien. Il l'enverra ensuite à tous les adhérents de l'asso (en déléguant au Communiquant s'il ne sait pas faire) + fera un poste sur le forum.